اکسل (Excel) چیست؟

اکسل از معروف‌ ترین و کاربردی ‌ترین نرم‌افزار محاسبات که شرکت مایکروسافت در اختیار کاربران خود قرار داده است. در هر سازمان و شرکت مالی و حسابداری که داخل شوید صفحه‌های پر از سلول نرم‌افزار اکسل را مشاهده خواهید کرد که بر روی سیستم آن‌ها در حال کار است.

این نرم‌افزار با امکانات فراوان در زمینه طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات، فرمول‌بندی، نمایش آن‌ها به شکل نمودار و … قابلیت دارد. البته این قابلیت ‌ها از سطح ساده تا پیچیده بوده و برای استفاده بهینه از تمام امکانات آن نیازمند آموزش اکسل و افزایش تسلط و توانایی خودخواهید بود.

این نرم‌افزار محاسباتی برای مقاصد خاص و افراد متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد و البته باید ذکر کرد که معایب و مزایای خاص خود را داشته و با ترکیب تمام این نقص‌ها و نقاط قوت توانسته جایگاه خوبی در بین کاربران، به ‌ویژه تحلیلگران و حسابداران باز کند.

اکسل پدیده ‌ای از مایکروسافت

مایکروسافت شرکت برتر و غول‌آسایی که تبدیل به یکی از قطب‌های اقتصادی دنیا شده است. این شرکت چند ملیتی یک شرکت نرم‌افزاری است و گوش مردمانی که به هر طریقی با دنیای نرم‌افزار و کامپیوتر درگیر هستند به‌خوبی بانام آن آشنایی‌ دارد.

مایکروسافت در کنار آمازون و اپل از شرکت‌هایی هستند که ارزش دارایی آن‌ها از مرز یک تریلیون گذشته و این عدد به‌خوبی نشان‌دهنده بزرگی و عظمت آن است. یکی از مجموعه‌هایی که شرکت مایکروسافت ارائه کرد بسته Office بود که یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای آن در کنار برنامه کاربردی ورد، برنامه‌ی اکسل است.

این نرم‌افزار برنامه بسیار خوبی برای رسم نمودارهای مختلف از ساده تا پیچیده است که توانایی انجام محاسبات بسیار پیچیده ریاضی را دارد. کاربرد نرم‌افزار اکسل بیشتر در زمینه ریاضی و محاسبات است و بنابراین در زمینه‌هایی چون حسابداری، مالی، دسته‌بندی بودجه، پیش‌بینی‌ها و آمار و … بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

شما در محیط برنامه به ‌راحتی توانایی انجام عملیاتی چون ضرب، تقسیم، جمع و میانگین و … را دارید و توانایی‌های اکسل به این عملیات چهارگانه ریاضی ختم نمی‌شود و دارای توابع بسیار پیشرفته‌ای است که برای کارهای حرفه‌ای‌تر و عملیات سخت‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

البته علاوه بر اکسل نرم‌افزارهای دیگری هستند که به ‌صورت آنلاین یا آفلاین خدماتی را که اکسل در اختیار شما می‌گذارد را ارائه می‌دهند اما باید گفت که اکسل شکل تکامل‌ یافته‌تری از تمام این نرم‌افزارهاست.

اگر قرار باشد که اطلاعات خود را به ‌صورت ساده به ‌عنوان ‌مثال در نرم‌افزار Word وارد کنید. دست‌یابی به آن و یا تغییر چیدمان و یا اعمال هر نوع تغییری در آن با مشکل مواجه خواهد شد و نیازمند صرف زمان زیادی است حالا در نظر بگیرید که اگر حجم این داده‌ها خیلی بالا باشد چه اتفاقی خواهد افتاد. در آن‌ سو، اکسل قرار دارد که هیچ‌یک از این مشکل‌ها را نداشته و در کمترین زمان ممکن به هر نوع داده‌ای که پیش‌ از این وارد کرده‌اید دسترسی خواهید داشت.

کاربرد Excel چیست؟

• عمدتا در ذخیره‌سازی داده، پردازش داده و همینطور تحلیل و ارائه داده به چشم می‌آید.
• می‌توان داده‌ها را در قالب رشته، تاریخ و یا عدد در سلول‌ها قرار داد و سپس فایل نهایی را برای استفاده در آینده ذخیره کرد.
• برای مجموعه‌ای گسترده از محاسبات ریاضیاتی می‌توان به سراغ فرمول‌های متنوع رفت.
• قابلیت تعامل و یکپارچه‌سازی صفحات گسترده با انبوهی برنامه شخص ثالث مهیا شده است.
• امکان اتصال به پایگاه‌های داده و بیرون کشیدن داده‌های موجود در آن‌ها وجود دارد.
• می‌توان داده را در قالب نمودار به تصویر کشید و درک آن را آسان‌تر کرد.
• می‌توان با استفاده از Pivot Tableها نگاهی عمیق‌تر به داده‌ها انداخت و آن‌ها را تحلیل کرد.

از اکسل در کجا استفاده می‌شود؟

مایکروسافت اکسل تقریبا در تمام صنایع جهان کاربرد دارد. در ادامه برخی از برجسته‌ترین صنایعی که به صورت گسترده از آن استفاده می‌کنند را بررسی خواهیم کرد:

• شرکت‌های مالی نیازمند محاسبات متنوع و گسترده درون اکسل هستند.
• تحلیلگران حرفه‌ای تقریبا هر روز از اکسل برای پیاده‌سازی تکنیک‌های تحلیلی بنیادین و به‌کارگیری ابزارهای مختلف استفاده می‌کنند.
• در دنیای بانکداری از اکسل برای درک مشتریان استفاده می‌شود.
• خرده‌فروشی‌ها از اکسل برای تحلیل اطلاعات فروش و همینطور کسب دانش راجع به آخرین تغییرات و ترندهای فروش استفاده می‌کنند.
• تحلیلگران سازمانی از آن برای تولید گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه، سه‌ماهانه و همینطور سالانه استفاده می‌کنند.
• تیم‌های فعال در حوزه سلامت برای تحلیل داده‌های به دست آمده در بازه‌های طولانی به سراغ اکسل می‌روند.
• پژوهشگران بازار به کمک اکسل قادر به سر در آوردن از فرکانس و چگالی انباشت هستند.

Excel برای چه افرادی مناسب است؟

به عنوان یک قاعده کلی، هر کسی که با اطلاعات و داده‌های انبوه سر و کار دارد، باید به سراغ اکسل برود. همانطور که در این مقاله اشاره کردیم، اکسل گزینه‌ای عالی برای مدیریت داده‌ها و استفاده از صفحات گسترده است. به همین خاطر هم هست که از آن برای مرتب‌سازی، جمع‌بندی و دسته‌بندی داده و همینطور رسم نمودار استفاده می‌شود. برخی از اصلی‌ترین کاربران اکسل را در ادامه مقاله خواهید شناخت.

• مدیران و تصمیم‌گیرندگان رده بالای شرکت‌ها و سازمان‌ها، با هدف اتخاذ بهترین استراتژی‌های ممکن و مقایسه آن‌ها با یکدیگر.
• مدیران اجرایی سازمان‌ها و شرکت‌ها، با هدف مرتب‌سازی و دسته‌بندی عملیات‌ها و ایجاد کردن شاخص‌های ارزیابی.
• مدیران مالی شرکت‌های بورسی، با هدف ایجاد گزارش‌های ماهانه یا سالانه برای سهام‌داران و هیئت مدیره.
• حسابداران و حسابران شرکت‌ها، با هدف تولید داشبوردهای مدیریتی برای اطلاع‌رسانی امور به مدیریت.
• داشمندان داده و کاربران کاربرگ‌های الکترونیک هوش تجاری مانند Power BI، با هدف تجمیع و تجزیه و تحلیل داده و همینطور استخراج اطلاعات.
• کارشناسان بودجه، با هدف تخصیص و دسته‌بندی منابع در دسترس و پایش هزینه‌های صرف شده.
• کارشناسان امور اداری، با هدف ثبت اطلاعات پرسنل و سوابق کاری آن‌ها.
• کارشناسان بخش ستاد و برنامه‌ریزی تولید، با هدف پیاده‌سازی برنامه‌های تولید بهینه، جلوگیری از اتلاف منابع و همینطور بالا بردن بهره‌وری تولید.

تاریخچه و آینده اکسل

مایکروسافت اکسل برای نخستین بار در سال ۱۹۸۵ و با نام Microsoft Multiplan در دسترس قرار گرفت. برنامه صفحه گسترده مایکروسافت در آن زمان باید با محصولاتی بسیار مشابه رقابت می‌کرد، مانند برنامه «Lotus 1-2-3» که توسط شرکت Lotus Development ساخته شده بود. اگرچه Lotus 1-2-3 بود که بسیاری از کارکردهای امروزی برنامه‌های صفحه گسترده را بنیان گذاشت، اما Multiplan همراه با یک رابط کاربری گرافیکی از راه می‌رسید که به کاربران اجازه می‌داد نیازهای خود را خیلی ساده با کشیدن ماوس و رها کردن دکمه آن به انجام برسانند. در واقع دستکاری داده و مشاهده صفحه گسترده در Multiplan آسان‌تر از هر برنامه دیگری بود.

در ابتدای کار و هنگامی که نیاز به رقابت با Lotus 1-2-3 احساس می‌شد، Multiplan نتوانست آنطور که باید و شاید نظر کاربران سیستم عامل Microsoft Disk (یا MS-DOS) را به خود جلب کند. دو سال بعد از عرضه اولیه، یعنی در سال ۱۹۸۷ میلادی، مایکروسافت از نسخه دوم اکسل پرده برداشت. تا سال ۱۹۸۸ میلادی، این ورژن جدید که حالا روی سیستم عامل «ویندوز» در دسترس بود، شروع به دستیابی به فروشی بیشتر از Lotus 1-2-3 و دیگر ابزارهای مشابه کرد.

در سال ۱۹۹۹ میلادی شاهد عرضه نسخه سوم بودیم، همراه با ویژگی‌هایی مانند نوارهای ابزار، نمودارهای سه‌بعدی و طراحی کردن. ورژن چهارم هم دو سال بعد از راه رسید و قابلیت پر کردن خودکار داده را با خود به همراه می‌آورد. در سال ۱۹۹۳، ورژن پنجم عرضه شد. این نسخه از اکسل «ماکروها» را به کارکردهای اصلی اضافه کرد که باعث می‌شد بتوانید وظایف عادی را به صورت خودکار پیش ببرید.

یکی از بزرگ‌ترین به‌روزرسانی‌های اکسل، نسخه دوازدهم آن بود که در سال ۲۰۰۷ میلادی در دسترس همگان قرار گرفت. این به‌رزورسانی شامل یک «نوار» یا «ریبان» (Ribbon) در منوی اصلی می‌شد. بسیاری از قابلیت‌های بنیادین هم به شکل قابل توجهی بهبود یافتند تا کاربران قادر به مدیریت بهتر و منعطف‌تر نمودارها و داده‌ها باشند. از سوی دیگر، شاهد استفاده از پسوند فایل ساختارمندتر و باز XLSX برای صفحات گسترده بودیم.